Woningcorporaties zijn zich de laatste jaren steeds meer bewust geworden van het belang van de context van een document. En daarmee van de afhandeling van documenten.

Woningcorporaties raken dus meer en meer gewend aan het afhandelen van projecten of zaken in plaats van documenten. Met het gevolg dat er een toenemende vraag is naar proces- of zaakgericht werken. Niet alleen door de bewustwording van de context van documenten, maar ook ingegeven door de toename van informatie. Medewerkers ervaren steeds vaker een informatie-overload en krijgen dan ook moeilijker grip op informatie. Organisaties proberen daarom een manier te vinden om de informatie overzichtelijker en logischer te presenteren. Er is dan ook een steeds grotere vraag naar document management systemen (DMS) die alle documenten ordenen per zaak binnen een proces. Daarbij is het uiteraard van belang dat het DMS geschikt is voor Het Nieuwe Werken en dus onafhankelijk van plaats en tijd beschikbaar is. Maar ook dat een DMS voorkomt dat kennis wegvloeit uit de organisatie. Wanneer kennis namelijk niet geborgd wordt binnen de organisatie blijft het in de hoofden van de medewerkers zitten. Met het risico dat deze kennis verdwijnt zodra medewerkers de organisatie verlaten. Zeker ook aangezien de focus op klantgerichtheid steeds meer aan de orde is binnen woningcorporaties, is het beschikbaar hebben van alle relevante informatie essentieel geworden.

CORA 3.0 en Zaakgericht Werken

De term zaakgericht werken is in andere sectoren, onder andere bij gemeenten, al zeer bekend. Binnen woningcorporaties is zaakgericht werken pas recent onder de aandacht, zeker nu zaakgericht werken een belangrijk onderdeel is van CORA 3.0 (COrporatie Referentie Architectuur). CORA is in 2009 opgezet om alle woningcorporaties in Nederland te helpen hun bedrijfsvoering en informatievoorziening te verbeteren. Dit wordt opgesteld aan de hand van algemeen aanvaarde principes en het beschikbaar stellen van passende methodieken en referentiemodellen. Dit bevordert uiteindelijk de samenwerking binnen de branche en maakt het uitwisselen van informatie velen malen gemakkelijker.

Het eConnect Zaakgericht Werken Portaal ondersteunt volledig het Zaakgericht Werken middels SharePoint. Medewerkers kunnen met het portaal optimaal en op een gebruikersvriendelijke manier samenwerken aan documenten. Medewerkers beschikken namelijk over alle informatie behorende bij een bepaalde zaak op één vaste plek: SharePoint. Zo hebben ze in één opslag de gewenste informatie en weten ze dat alle documentatie per zaak compleet is. Bovendien zijn documenten altijd in de laatste versie beschikbaar en kunnen de documenten onafhankelijk van tijd en plaats worden ontsloten.

Digitale werkomgeving voor woningcorporaties

Steeds meer informatie wordt digitaal verstuurd en opgeslagen. Om huurders en (toe)leveranciers beter van dienst te zijn, wordt het hebben van actueel inzicht in informatie steeds belangrijker. Veel informatie wordt echter nog steeds opgeslagen op verschillende locaties, waaronder lokale fileservers, harde schijf en in de persoonlijke mailbox. Hierdoor zijn veel corporaties onnodig veel tijd en geld kwijt met het zoeken naar de juiste en juridisch geldige informatie. Daarom heeft ETTU de oplossing eConnect@Work gelanceerd. Het maakt voor een medewerker niet meer uit of een project of dossier vanuit SharePoint, Word of Outlook wordt gestart, alle informatie wordt altijd op een uniforme wijze opgeslagen in SharePoint.

Van intranet naar kennisnet met SharePoint

De rol van intranet is de afgelopen jaren flink veranderd. Het simpel zenden van informatie naar medewerkers is niet meer voldoende. Medewerkers zijn zelf namelijk de grootste kennis- en informatiebron binnen een organisatie. Het Kennis- en Communicatie Portaal biedt woningcorporaties een een kant-en-klaar intranet op basis van SharePoint 2013. Het portaal is ontwikkeld op basis van best practices bij onze opdrachtgevers en is uitermate geschikt voor kennismanagement. Met het eConnect Kennis- en Communicatie Portaal in SharePoint 2013 of het Cloud Social Intranet in Office 365 kunnen medewerkers kennis van collega’s gemakkelijk zoeken en zich aanmelden voor specifieke kennisonderwerpen op het portaal. Nieuws kan hierbij zowel door de organisatie als door medewerkers zelf worden aangedragen. Al deze functionaliteiten geven het intranet een socialer karakter, waardoor op een effectieve manier informatie en kennis gedeeld kan worden.