De afgelopen jaren heeft het delen van kennis en informatie een enorme vlucht genomen binnen de TU Delft. Sinds de introductie van SharePoint 2010 zijn veel teamsites opgezet die dagelijks met enthousiasme worden gebruikt. De samenhang daartussen raakte in de loop van de tijd echter op de achtergrond, omdat deze werd afgewogen tegen specifieke gebruikerswensen, die op hun beurt gevolgen hadden voor functionaliteit en inrichting van deze sites. Zowel voor de afdeling ICT als voor de gebruikers levert dat een ongewenste situatie op met betrekking tot beheer en gebruik. SharePoint-specialist ETTU bouwde samen met de TU Delft in korte tijd een geheel nieuwe portal, met SharePoint Server 2013 als basis. Inmiddels biedt dit 'eConnect Kennis- en Communicatie Portaal' de TU Delft een platform met uitgebreide mogelijkheden voor het delen van kennis en informatie.

De uitdaging

De TU Delft had een intranet en apart daarvan een teamoplossing voor het delen van documenten. "Intranet is eigenlijk een te groot woord voor wat het was," aldus ir. Karel van der Lelij, Project Manager bij de TU Delft. "Het was een portaalachtige omgeving binnen de website van de TU Delft, die voor iedereen toegankelijk was. Daar kon je allerlei gegevens vinden, maar de presentatie was toe aan vernieuwing. Zo was de zoekfunctie beperkt tot een boomstructuur, waarmee je lang niet altijd snel kon vinden wat je zocht.

De oplossing

Eerder al had de TU Delft een selectietraject opgestart om een partner te vinden die kon helpen bij de revisie van haar elektronische personeelsdossiers. Van der Lelij: "We zijn toen in contact gekomen met ETTU uit Gouda, een Microsoft Certified partner, gespecialiseerd in de Microsoft SharePointtechnologie. Na de succesvolle afronding van het personeelsdossierproject zijn we met hen over onze andere behoeftes in gesprek geraakt, waaronder ons intranet. De mensen van ETTU hebben toen een demonstratie gegeven van eConnect, een intranet-oplossing op basis van SharePoint Server, toen nog versie 2010. Alle TU-medewerkers die de demo bijwoonden, waren meteen enthousiast. We zijn vervolgens met ETTU een samenwerking gestart, waar wij tot op heden zeer tevreden over zijn."

Een eerste afweging die gemaakt moest worden, betrof de keuze voor SharePoint Server 2010 of 2013. Van der Lelij: "We hadden al ervaring met de oude versie en hadden daarop door kunnen borduren. Toch hebben we dat niet gedaan. SharePoint 2013 bood ons een aantal mogelijkheden waarover we met 2010 nog niet beschikten. Bovendien kiezen we bij de TU Delft graag voor innovatieve technologie en SharePoint Server 2013 biedt dat. Deze nieuwe versie heeft tal van mogelijkheden voor uitbreidingen in de toekomst, o.a. op het gebied van social, BYOD ('bring your own device') en claims based authentication."

ETTU heeft het eConnect Kennis- en Communicatie Portaal ontwikkeld in SharePoint Server 2013. Martijn Molegraaf, Projectleider van ETTU: "Met eConnect bieden we een kant-en-klaar Kennis- en Communicatie Portaal, dat bewezen succesvol is en op basis van best practices bij opdrachtgevers is ontwikkeld. Het is een intranet dat de organisatieprocessen optimaal ondersteunt en slim ingericht is op SharePoint 2013. Out of the box is het portaal al voor een groot deel ingericht, waardoor de TU Delft een snelle start met het intranet kon maken." Om het portaal toe te spitsen op de TU Delft zijn de wensen en eisen voor de aanpassing van het standaard portaal door ETTU beschreven in een Functioneel Ontwerp. Dit is verder uitgewerkt, waarna het portaal is geïnstalleerd bij de TU Delft. Daarnaast heeft ETTU geholpen bij de configuratie en implementatie en gezorgd voor een passend design van het intranet.

De TU Delft waardeert de samenwerking met ETTU: "ETTU is een professionele partij, die al heel veel implementaties met SharePoint heeft gedaan en de mogelijkheden ervan door en door kent. Als je iets over SharePoint of eConnect vraagt, krijg je vrijwel meteen antwoord. Ook als er onverhoopt iets mis gaat, stelt ETTU zich professioneel op. Zo was er in de eerste oplevering een vervelend foutje blijven steken met gevolgen voor de gehele portal. Toen dat eenmaal boven tafel was, heeft ETTU niet alleen de fout hersteld, maar ter compensatie ook nog een stukje extra lay-out werk geleverd. Kortom, ETTU is een bedrijf dat weet wat klanttevredenheid inhoudt en waar wij bijzonder graag zaken mee doen."

Download de volledige praktijkcase TU Delft - Intra- en kennisnet