ETTU

Arcadis - wereldwijd samenwerken binnen handbereik

Arcadis Europe implementeerde in 10 weken tijd een nieuw social intranet in Microsoft Office 365 voor 6.000 medewerkers in 10 verschillende landen.
Al sinds 2008 is ETTU de partner van Arcadis Europe. Destijds hielp ETTU met het realiseren van hun eerste intranet in SharePoint 2007 in Nederland. Sindsdien is Arcadis snel gegroeid, waarmee ook de behoefte aan een gestructureerd intern communicatiebeleid steeds meer naar voren kwam. Dit resulteerde in elf verschillende intranetten die door heel Europa werden gebruikt. Niet alleen verschilde de ‘look and feel’ in ieder land, maar ook de werknemers vonden het lastig om de juiste informatie te vinden op al die verschillende locaties.

Kathi Wimmer, Hoofd Interne Communicatie van Arcadis Europe: “Het was voor onze werknemers heel moeilijk om met elkaar in contact te komen en de juiste informatie te vinden. Hoewel we als één bedrijf opereerden, was het bijvoorbeeld erg lastig voor iemand in Frankrijk om toegang te krijgen tot informatie in Duitsland. Vanuit een intern communicatieperspectief was het moeilijk om het team te laten deelnemen en hen onze brand en strategie te laten communiceren. Online communiceren was niet mogelijk; nieuws werd alleen top-down gepubliceerd. Een nieuwsbericht moest bijvoorbeeld elf keer opnieuw geüpload worden op de verschillende intranetten. Zoals je kunt begrijpen was dit erg tijdrovend, helemaal wanneer er een noodbericht uitgestuurd moet worden.”

“Maar vanuit een IT-perspectief gezien was het ook moeilijk om samen te werken,” voegt Karin van der Lustgraaf, Business Analyst van Arcadis, toe. “We maakten gebruik van verschillende platformen en zelfs verschillende versies. Bijvoorbeeld SharePoint 2007 en SharePoint 2010. Aangezien dit stuk voor stuk standalone intranet platformen waren, kostte het enorm veel tijd en moeite met betrekking tot de onderhoud en ondersteuning om deze intranetten up and running te houden.”

Om deze uitdagingen aan te pakken zocht Arcadis naar een gezamenlijke communicatie-hub. Het was belangrijk om te zorgen dat het nieuwe intranet een duidelijke structuur met een goede navigatie zou hebben, zodat alle werknemers relevante informatie makkelijk konden vinden. Omdat Arcadis functioneert in een internationaal milieu en mensen veel moeten reizen, was het bovendien van belang dat het intranet 24/7 toegankelijk zou zijn; op alle devices en op elke plek.

Karin van der Lustgraaf: “Arcadis heeft gekozen voor het platform Microsoft Office 365. Het voorziet ons van een responsive platform dat aan de eisen van de gebruikers voldoet. Bovendien zijn er partners die een oplossing aanbieden binnen het Office 365 platform dat onze behoefte vervult. Daarom was een van de meest belangrijke vereisten voor de leverancier van een nieuw intranet dat zij ons een standaardproduct konden aanbieden. We hebben niet de capaciteit om dit helemaal zelf op te zetten. Door dit standaardproduct te kiezen, profiteren we van een bewezen oplossing zonder benodigd maatwerk.”

Arcadis heeft voor Debble Workplace van ETTU gekozen als de nieuwe social intranetoplossing.

Lees de volledige case study over het nieuwe internationale intranet van Arcadis