Natuurmonumenten is een vereniging van meer dan 730.000 leden, met een gezamenlijk doel: zorgen voor de natuur in Nederland. Daarom verwerven en beheren ze natuurgebieden. Dat zijn er inmiddels 355 met een gezamenlijke oppervlakte van ruim 100.000 hectare.

De uitdaging

Al deze natuurgebieden worden bijgehouden in de basisregistratie, waarmee precies bekend is wat het bezit is van de organisatie. Dit systeem heet Conservation Management System international (CMSi) en wordt ontwikkeld door Natuurmonumenten, Staatsbosbeheer en De12Landschappen in een consortium met Britse natuurorganisaties. Het biedt een systeem voor het beheer van natuur en landschap, grond, gebouwen, recreatie en cultuurhistorie. Met dit systeem weet Natuurmonumenten precies welk onderhoud gedaan moet worden aan de natuurgebieden, welke mankracht hier voor nodig is en wanneer welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Om tot deze planning te komen, heeft Natuurmonumenten veel informatie en documenten tot haar beschikking. Voorheen werden deze documenten (onder andere contracten, foto’s en bouwtekeningen) los opgeslagen. Natuurmonumenten had echter de wens om deze documenten in SharePoint onder te brengen, aangezien er steeds meer samen gewerkt wordt met andere organisaties. Daarnaast maakte Natuurmonumenten al gebruik van SharePoint en biedt dit een uniforme manier om documenten op te slaan. Vandaar dat Natuurmonumenten bij ETTU is uitgekomen.

De oplossing

Voor Natuurmonumenten heeft ETTU een documentmanagement oplossing ontwikkeld waarmee het bestandsbeheer van alle documenten in SharePoint wordt gedaan. Zo worden contracten, foto’s en bouwtekeningen in SharePoint opgeslagen en weergegeven in de CMSi applicatie onder het betreffende natuurgebied.

Aangezien de gehele organisatie gebruik maakt van CMSi, vraagt dit veel van de applicatie. Niet alleen de kantoormedewerkers moeten namelijk direct informatie kunnen inzien, maar ook de boswachters die uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor het natuurbeheer. De gebruiksvriendelijkheid van de applicatie was daarom erg belangrijk als ook de mogelijkheid om relaties te leggen tussen verschillende documenten en natuurgebieden. Dit zorgde in het begin van het traject voor een aantal uitdagingen, aangezien er geen heldere scope was over wat nu standaard mogelijk is binnen SharePoint.

Op basis van input en gebruikerstesten vanuit de organisatie zijn de mogelijkheden toegepast, waarbij de gebruiksvriendelijkheid voor alle gebruikers centraal stond. Dit heeft dan ook geresulteerd in een gebruiksvriendelijke documentmanagement oplossing in SharePoint. In totaal gaat het om ongeveer 10.000 verschillende sites met 200.000 documenten die in SharePoint zijn onder gebracht.

Download de volledige praktijkcase Natuurmonumenten - Documentbeheer natuurgebieden in SharePoint hier