De Christelijke Hogeschool Ede (CHE) biedt als HBO instelling verschillende opleidingen op het gebied van verpleging, sociale studies, theologie, (basis)onderwijs, journalistiek en communicatie en zakelijke en personele dienstverlening. In totaal telt de CHE ruim 4300 studenten en werken er 500 medewerkers. ICT speelt binnen het onderwijs van de CHE een grote rol. Zo brengen studenten hun eigen devices mee naar school en zijn sommige colleges niet meer verplicht. Veel lesinhoudelijke informatie wordt namelijk digitaal aangeboden en ook werkt de CHE met het digitaal inleveren van onder andere werkstukken en stageverslagen.

De uitdaging

De CHE maakte gebruik van een verouderde TopShare- omgeving die niet meer ondersteund werd en die bovendien functionaliteiten miste. Maarten den Heijer, Centraal Functioneel Beheerder: “In 2008 is de CHE daarom begonnen met het opzetten van een nieuwe intranetomgeving in SharePoint 2007. De CHE heeft strategisch gekozen voor het Microsoft platform en ziet hierbij in SharePoint de oplossing om digitaal kennis, informatie en bestanden uit te wisselen. De mogelijkheden van het intranet werden in het begin echter onvoldoende benut. Waar in eerste instantie het intranet nog alleen gebruikt werd voor mededelingen, nieuws en documenten, is er steeds meer behoefte ontstaan aan een platform dat ook de bedrijfsvoering ondersteunt.”

In 2010 is dan ook besloten het intranet over te zetten naar SharePoint 2010. Binnen de CHE was de kennis op het gebied van SharePoint echter beperkt, waardoor de organisatie op zoek ging naar een geschikte partij. Uiteindelijk is de expertise van ETTU ingeschakeld om de CHE te ondersteunen bij het technisch beheer van SharePoint.

De oplossing

ETTU is de partner van de CHE als het gaat om SharePoint-vraagstukken. Een belangrijk onderdeel van dit partnership is het waarborgen van de continuïteit van de SharePoint-omgeving door middel van Onderhoud en Beheer.
“Functioneel Beheer valt onder de Dienst Onderwijs en ondersteunt medewerkers die functionele vragen hebben. Systeembeheer valt onder de Dienst Facilitair en zij zijn verantwoordelijk voor de databasebeheer, maar niet voor inhoudelijke ondersteuning op SharePoint-gebied. Voor de technische SharePointondersteuning schakelen wij daarom ETTU in voor het leveren van tweede- en derdelijns support.”

Daarnaast helpt ETTU de CHE bij het realiseren van nieuwe functionaliteiten binnen SharePoint. Marieke Lammers, Functioneel Beheerder van de CHE: “Functioneel Beheer is hierbij verantwoordelijk voor het beschrijven van het business vraagstuk. Zo stellen wij de wensen en eisen op die er vanuit de organisatie komen. Zodra deze uitgebreid omschreven zijn, zetten wij deze wensen en eisen door naar ETTU als Request for Change (RFC). Hiervoor heeft ETTU een klantportaal ingericht, waar wij zelf de RFC’s kunnen aanmelden. Voorbeelden hiervan zijn het opzetten van een nieuwe Test- of Acceptatieomgeving, of het geautomatiseerd toepassen van filters op specifieke sites.”

Download de volledige praktijkcase Christelijke Hogeschool Ede - Onderhoud en Beheer van SharePoint hier