Het Digitale "Geeltje" op uw SharePoint omgeving

Het Digitale Geeltje is het een ideaal middel om medewerkers in uw organisatie te informeren over ‘hot news' of aandacht te richten op  een bepaalde site. Het Digitale Geeltje verschijnt als een Pop-up bij het openen van het portaal eenmalig midden op het scherm.
Met een X klikt men het Geeltje weg en verschijnt het portaal. U kunt een link in het bericht plaatsen, waarmee u de portaal-gebruikers direct naar een site laat klikken.

De beheerder kan achteraf zien wie het bericht gelezen heeft. Doordat het Digitale Geeltje - na gelezen te zijn - verdwijnt, voorkomt dit een vervuiling van uw pagina(‘s). .

Het leuke aan het Digitale Geeltje, is dat het oogt als een “geeltje” en dus een hoge attentiewaarde heeft.
Voordelen:

• Gebruikers triggeren naar een nieuws item of een plaats op het portaal;
• Herkenbaar;
• Overzichtelijk voor beheerders;
• Geen 'vervuiling' op pagina's

Duidelijk overzicht om sneller en efficiënter te werken

Binnen SharePoint is de mogelijkheid om in één blik te kunnen zien op welke sites/pagina’s u wijzigingen aan hebt gebracht niet aanwezig. Denk hierbij aan, het aanmaken van een pagina, het uploaden van documentatie, wijzigen van pagina’s, etcetera.

De ETTU Mijn laaste 7-sites is een handig en efficiënt hulpmiddel welke gebruikt wordt om te zien welke laaste 7 sites/pagina’s in SharePoint zijn gewijzigd. Deze informatie wordt in 1 webpart opgeslagen en geeft hierdoor direct een overzicht van de laatst gewijzigde sites/pagina’s in SharePoint. Doordat de gebruiker zelf het overzicht ziet van zijn/haar laatste 7-sites, kan hierdoor efficiënter gewerkt worden.

Voordelen:

• Direct overzicht van de laatst 7 gewijzigde sites van de ingelogde gebruiker;
• Efficiënter en sneller werken;
• Eenmalig instellen;
• Weinig beheer.

Jubilea toont verjaardagen van collega's in SharePoint.

Het Jubilea webpart geeft de verjaardagen aan van collega’s. Alle verjaardagen van collega’s worden getoond vanaf 2 dagen voor, de dag zelf tot 2 dagen na de jubileumdatum. In het webpart wordt de naam van de jarige en de datum getoond.

Vanuit CRM klantensites aanmaken in uw SharePoint omgeving

Veelal voor het aanmaken van klanten-sites, moet de beheerder van uw SharePoint omgeving deze handeling verrichten. Aangezien uw klant gegevens al in CRM staan, is het handig als u op basis hiervan direct uw klanten-sites kunt maken en inrichten.

De ETTU CRM connector is een hulpmiddel welke gebruikt kan worden door CRM admin-gebruikers om vanuit CRM direct klant pagina’s aan te maken. Denk hierbij aan, een klant die in uw CRM systeem staat waarvan u de documentatie op 1 centrale plek wilt bewaren. De klant sites worden aan de door u toegewezen SharePoint portal toegevoegd. Het enige wat hoeft te gebeuren, is in CRM 2 extra velden toe tevoegen. Uiteraard blijven uw klant gegevens ook in CRM beschikbaar. Als u in CRM gegevens toevoegd, detele of update, worden deze gegevens ook automatisch in uw SharePoint omgeving aangepast.

Het is ook mogelijk om contactgegevens uit CRM uit te lezen in uw SharePoint omgeving. Deze gegevens zijn in SharePoint alleen zichtbaar en dus niet te wijzigen. Reden hiervoor is dat er maar één applicatie (bijvoorbeeld CRM) nodig is waar alle relatiegegevens centraal worden bijgehouden door bijvoorbeeld de sales afdeling. Hiervoor zijn er dus maar enkele CRM licenties nodig, maar de gegevens zijn voor de gehele organisatie zichtbaar.

De CRM Connector is een BDC-koppeling tussen CRM en SharePoint. Deze techniek is ook koppelbaar met andere systemen, zoals bijvoorbeeld SAP.

Snel en gemakkelijk collega's vinden.

Het ETTU SharePoint Facebook bestaat uit een lijst, waarbij u kunt zoeken op achternaam en/of voornaam. Echter is het mogelijk door middel van diverse filters personen te vinden als u zelfs de naam niet weet van deze persoon! Voor kleinere organisaties is het meestal voldoende om te kunnen zoeken op: voornaam / achternaam / afdeling. Maar bij grotere organisaties is het handig als er tevens gezocht kan worden op bijvoorbeeld kamernummer en telefoonnummer. Dit kan allemaal met ETTU Facebook Organization Chart. Dit is eenvoudig in te stellen door bepaalde velden aan of uit te zetten. Door een koppeling met de Active Directory staat er tevens bij in welke plaats van de organisatie de medewerker staat en is het mogelijk om de koppeling te maken met de Organization Chart. Dit laatste houdt in dat er een organigram wordt getoond, waarin in één oogopslag de hiërarchie van de organisatie zichtbaar is. De foto’s die in het Facebook worden getoond, kunnen of uit de Picture Library gehaald worden of uit de ‘My site’ van de medewerkers.

Het mooie van de ETTU Facebook Organization Chart is dat u zelf kunt aangeven op welke velden u wilt kunnen zoeken.

De solution heeft meerdere varianten waar u uit kunt kiezen:

• Facebook standard;
• Facebook Organization Chart;
• Facebook Silverlight (Silverlight is een optie die toepasbaar is op bovenstaande 2 varianten).

Waarden zoeken uit een vooraf opgegeven lijst

Duidelijk en alfabetisch overzicht van projectensites in SharePoint

Momenteel is er binnen SharePoint niet een efficiente manier om sites van klanten te vinden die u aangemaakt heeft.

De ETTU Overzicht Klanten solution is een hulpmiddel dat gebruikt kan worden om snel, eenvoudig en efficiënt uw klanten sites te vinden. Hiermee wordt er een alfabetische indexering getoond voor alle klantensites. Tevens kan deze solution gekoppeld worden met de CRM Connector solution van ETTU. Wanneer er in de CRM Connector een nieuwe klant wordt aangemaakt, wordt er met een één vinkje een geheel nieuwe klantensite gegenereerd vanuit CRM Connector in uw SharePoint omgeving. Met deze combinatie heeft u nog meer voordeel en mogelijkheden.

Helder overzicht van projecten en bijbehorende taken in SharePoint.

De standaard SharePoint Gant Viewer is vrij beperkt in mogelijkheden en werkt niet interactief.

De ETTU Gant Viewer Silverlight kan projecten zowel in het verleden, heden en de toekomst weergeven en de gekoppelde taken/acties. Op deze manier ziet u in één oogopslag een helder overzicht van de projecten en taken. Daarnaast is de Gant Viewer zelfs interactief. De project-acties zijn namelijk gemakkelijk in te stellen via de Gant Viewer Silverlight in plaats van de actielijst in SharePoint. De acties worden uiteraard wel getoond in uw SharePoint omgeving.

In de Gant Viewer Silverlight is het tevens mogelijk om acties in de Gant Chart zelf aan te passen, door middel van de ‘sleep-functionaliteit’. De Gant Chart past dan automatisch de datum en tijd aan en update de nieuw aangemaakte actie ook in het overzicht. Hiervoor hoeft u zelf dus niets te doen!

Voor deze oplossing moet uw organisatie wel de mogelijkheid hebben om de Silverlight control te draaien.

Efficiënt rechten beheren per site, subsite en gebruiker

Er kunnen in Sharepoint rechten gegeven worden aan een Active Directory (Netwerk) groep, maar u weet niet wie er ‘lid’ zijn van deze groep. Als beheerder van een SharePoint omgeving komt u vast en zeker in aanraking met (gebruikers-) rechten. Echter voor een beheerder is het lastig om te kijken op welke pagina’s/sites, welke rechten een gebruiker heeft.

Een ander voorbeeld: op een site gebied kan ‘erving’ (het overnemen van rechten uit een bovenliggende site) uitstaan, dus een groep kan op een bovenliggende site recht hebben, maar als deze erving uitstaat heeft de groep geen recht op de site eronder.

Met sitegroepen kan helaas niet gewerkt worden, omdat deze uitsluitend voor de gehele site werken. Dus op ieder individueel gebied, los gezien van erving, moeten er dus rechten aan gebruikers of groepen uitgedeeld worden. Wat een extra probleem oplevert is dat SharePoint de informatie niet terugschrijft naar de AD. Dus er is enkel een relatie tussen SharePoint en de AD wat betreft de gebruikersnaam en de Security ID van de gebruiker.

Naat de Security Viewer, heeft ETTU nu ook de Security Editor. De Security Editor heeft tot doel om eenvoudig de rechten op de diverse sites uit te delen. Naast de Security Viewer, waarmee op op basis van kleurcodes snel gezien kan worden wat voor rechten iemand heeft op een site, is er nu ook een mogelijkheid om rechten eenvoudig per site en user toe te voegen.
 

Rechten toekennen

Rechten toevoegen aan een site of document, werkt heel gemakkelijk. Met de “people-picker” wordt een persoon ingevoerd waarvan de rechten moeten worden toegekend of bewerkt:

Na validatie van de gebruiker wordt er op “Show User Permissions” geklikt. Vervolgens wordt er in een scherm één of meerdere sites aangevinkt met een selectiebox. Vervolgens kan er een keuze gemaakt worden uit verschillende rollen die de gebruiker krijgt (denk hierbij aan: reader, contributor, administrator rollen).

Voordelen:

Met de Security Editor kun je:

• Eenvoudig en overzichtelijk rechten per site te bekijken;
• Rechten per user te bekijken;
• Rechten per site, subsite en subsubsite te beheren (uit te delen, modificeren);
• Directe inzage in rechten, dit levert tijdwinst op en voorkomt verwarring;
• Duidelijke weergave m.b.v. kleuren legenda;

Efficiënte inzage in rechten binnen SharePoint

Er kunnen in Sharepoint rechten gegeven worden aan een Active Directory (Netwerk) groep, maar u weet niet wie er ‘lid’ zijn van deze groep. Als beheerder van een SharePoint omgeving komt u vast en zeker in aanraking met (gebruikers-) rechten. Echter voor een beheerder is het lastig om te kijken op welke pagina’s/sites, welke rechten een gebruiker heeft.

Een ander voorbeeld: op een site gebied kan ‘erving’ (het overnemen van rechten uit een bovenliggende site) uitstaan, dus een groep kan op een bovenliggende site recht hebben, maar als deze erving uitstaat heeft de groep geen recht op de site eronder.

Met sitegroepen kan helaas niet gewerkt worden, omdat deze uitsluitend voor de gehele site werken. Dus op ieder individueel gebied, los gezien van erving, moeten er dus rechten aan gebruikers of groepen uitgedeeld worden. Wat een extra probleem oplevert is dat SharePoint de informatie niet terugschrijft naar de AD. Dus er is enkel een relatie tussen SharePoint en de AD wat betreft de gebruikersnaam en de Security ID van de gebruiker.

De situatie - als beheerder

U heeft inmiddels meerdere sites in uw organisatie. Het gaat zoals u zich dat heeft voorgesteld: de gebruikers nemen het initiatief. Het aantal sites groeit en groeit, en de gebruikers klagen over het ontbreken van rechten. Na verloop van tijd heeft iedereen overal rechten op, de situatie is niet meer beheersbaar. De sites bevatten inmiddels documenten met betrekking tot project- en/of financiële kwesties. Kortom, het soort informatie waar niet iedereen zomaar toegang tot mag hebben.

De situatie - als gebruiker

Als gebruiker wilt u weten welke sites er aanwezig zijn. Maar hoe is dat mogelijk als u geen rechten hebt? U kunt dan ook niet van het bestaan weten van sites waarop u geen rechten hebt. Een onhandige situatie omdat er sites worden aangemaakt die hetzelfde doel gaan dienen.

De ETTU Security Viewer is een handig hulpmiddel welke gebruikt kan worden door beheerders en gebruikers om te controleren welke rechten gebruikers hebben op een SharePoint omgeving.
De rechten informatie wordt duidelijk weergegeven met verschillende kleuren. Door middel van een ‘boomstructuur ’ is in één oogopslag te zien wie, welke rechten heeft en welke sites er bestaan.

In plaats van elk gebied of site te openen om te zien waar een gebruiker rechten heeft, kan er in SecurityViewer ook, een gebruiker geselecteerd worden. De gehele Portal wordt doorzocht en aan de hand van kleuren wordt meteen getoond welke rechten de gebruiker op de verschillende gebieden heeft. Naast de mogelijkheid om per gebruiker te kijken welke rechten diegene heeft, is het ook mogelijk op siteniveau alle gebruikers en gebruikersgroepen met hun rechten op te vragen.

2 varianten

Er zijn 2 varianten van de securityviewer die beiden een aanvulling zijn op uw organisatie:

• ETTU Security Viewer standard (rechten zien tot site level);
• ETTU Security Viewer met Bibliotheek Viewer (rechten zien tot object level).

Voordelen

• Directe inzage in rechten, dit levert tijdwinst op en voorkomt verwarring;
• Duidelijke weergave m.b.v. kleuren legenda;
• Rechten zijn per gebruiker en per site te bekijken.