Efficiënte inzage in rechten binnen SharePoint
Er kunnen in Sharepoint rechten gegeven worden aan een Active Directory (Netwerk) groep, maar u weet niet wie er ‘lid’ zijn van deze groep. Als beheerder van een SharePoint omgeving komt u vast en zeker in aanraking met (gebruikers-) rechten. Echter voor een beheerder is het lastig om te kijken op welke pagina’s/sites, welke rechten een gebruiker heeft.
Een ander voorbeeld: op een site gebied kan ‘erving’ (het overnemen van rechten uit een bovenliggende site) uitstaan, dus een groep kan op een bovenliggende site recht hebben, maar als deze erving uitstaat heeft de groep geen recht op de site eronder.
Met sitegroepen kan helaas niet gewerkt worden, omdat deze uitsluitend voor de gehele site werken. Dus op ieder individueel gebied, los gezien van erving, moeten er dus rechten aan gebruikers of groepen uitgedeeld worden. Wat een extra probleem oplevert is dat SharePoint de informatie niet terugschrijft naar de AD. Dus er is enkel een relatie tussen SharePoint en de AD wat betreft de gebruikersnaam en de Security ID van de gebruiker.
De situatie - als beheerder
U heeft inmiddels meerdere sites in uw organisatie. Het gaat zoals u zich dat heeft voorgesteld: de gebruikers nemen het initiatief. Het aantal sites groeit en groeit, en de gebruikers klagen over het ontbreken van rechten. Na verloop van tijd heeft iedereen overal rechten op, de situatie is niet meer beheersbaar. De sites bevatten inmiddels documenten met betrekking tot project- en/of financiële kwesties. Kortom, het soort informatie waar niet iedereen zomaar toegang tot mag hebben.
De situatie - als gebruiker
Als gebruiker wilt u weten welke sites er aanwezig zijn. Maar hoe is dat mogelijk als u geen rechten hebt? U kunt dan ook niet van het bestaan weten van sites waarop u geen rechten hebt. Een onhandige situatie omdat er sites worden aangemaakt die hetzelfde doel gaan dienen.
De ETTU Security Viewer is een handig hulpmiddel welke gebruikt kan worden door beheerders en gebruikers om te controleren welke rechten gebruikers hebben op een SharePoint omgeving.
De rechten informatie wordt duidelijk weergegeven met verschillende kleuren. Door middel van een ‘boomstructuur ’ is in één oogopslag te zien wie, welke rechten heeft en welke sites er bestaan.
In plaats van elk gebied of site te openen om te zien waar een gebruiker rechten heeft, kan er in SecurityViewer ook, een gebruiker geselecteerd worden. De gehele Portal wordt doorzocht en aan de hand van kleuren wordt meteen getoond welke rechten de gebruiker op de verschillende gebieden heeft. Naast de mogelijkheid om per gebruiker te kijken welke rechten diegene heeft, is het ook mogelijk op siteniveau alle gebruikers en gebruikersgroepen met hun rechten op te vragen.
2 varianten
Er zijn 2 varianten van de securityviewer die beiden een aanvulling zijn op uw organisatie:
- ETTU Security Viewer standard (rechten zien tot site level);
- ETTU Security Viewer met Bibliotheek Viewer (rechten zien tot object level).
Voordelen
- Directe inzage in rechten, dit levert tijdwinst op en voorkomt verwarring;
- Duidelijke weergave m.b.v. kleuren legenda;
- Rechten zijn per gebruiker en per site te bekijken.