Het Digitale "Geeltje" op uw SharePoint omgeving

Het Digitale Geeltje is het een ideaal middel om medewerkers in uw organisatie te informeren over ‘hot news' of aandacht te richten op  een bepaalde site. Het Digitale Geeltje verschijnt als een Pop-up bij het openen van het portaal eenmalig midden op het scherm.
Met een X klikt men het Geeltje weg en verschijnt het portaal. U kunt een link in het bericht plaatsen, waarmee u de portaal-gebruikers direct naar een site laat klikken.

De beheerder kan achteraf zien wie het bericht gelezen heeft. Doordat het Digitale Geeltje - na gelezen te zijn - verdwijnt, voorkomt dit een vervuiling van uw pagina(‘s). .

Het leuke aan het Digitale Geeltje, is dat het oogt als een “geeltje” en dus een hoge attentiewaarde heeft.
Voordelen:

• Gebruikers triggeren naar een nieuws item of een plaats op het portaal;
• Herkenbaar;
• Overzichtelijk voor beheerders;
• Geen 'vervuiling' op pagina's

Duidelijk overzicht om sneller en efficiënter te werken

Binnen SharePoint is de mogelijkheid om in één blik te kunnen zien op welke sites/pagina’s u wijzigingen aan hebt gebracht niet aanwezig. Denk hierbij aan, het aanmaken van een pagina, het uploaden van documentatie, wijzigen van pagina’s, etcetera.

De ETTU Mijn laaste 7-sites is een handig en efficiënt hulpmiddel welke gebruikt wordt om te zien welke laaste 7 sites/pagina’s in SharePoint zijn gewijzigd. Deze informatie wordt in 1 webpart opgeslagen en geeft hierdoor direct een overzicht van de laatst gewijzigde sites/pagina’s in SharePoint. Doordat de gebruiker zelf het overzicht ziet van zijn/haar laatste 7-sites, kan hierdoor efficiënter gewerkt worden.

Voordelen:

• Direct overzicht van de laatst 7 gewijzigde sites van de ingelogde gebruiker;
• Efficiënter en sneller werken;
• Eenmalig instellen;
• Weinig beheer.

Jubilea toont verjaardagen van collega's in SharePoint.

Het Jubilea webpart geeft de verjaardagen aan van collega’s. Alle verjaardagen van collega’s worden getoond vanaf 2 dagen voor, de dag zelf tot 2 dagen na de jubileumdatum. In het webpart wordt de naam van de jarige en de datum getoond.

Vanuit CRM klantensites aanmaken in uw SharePoint omgeving

Veelal voor het aanmaken van klanten-sites, moet de beheerder van uw SharePoint omgeving deze handeling verrichten. Aangezien uw klant gegevens al in CRM staan, is het handig als u op basis hiervan direct uw klanten-sites kunt maken en inrichten.

De ETTU CRM connector is een hulpmiddel welke gebruikt kan worden door CRM admin-gebruikers om vanuit CRM direct klant pagina’s aan te maken. Denk hierbij aan, een klant die in uw CRM systeem staat waarvan u de documentatie op 1 centrale plek wilt bewaren. De klant sites worden aan de door u toegewezen SharePoint portal toegevoegd. Het enige wat hoeft te gebeuren, is in CRM 2 extra velden toe tevoegen. Uiteraard blijven uw klant gegevens ook in CRM beschikbaar. Als u in CRM gegevens toevoegd, detele of update, worden deze gegevens ook automatisch in uw SharePoint omgeving aangepast.

Het is ook mogelijk om contactgegevens uit CRM uit te lezen in uw SharePoint omgeving. Deze gegevens zijn in SharePoint alleen zichtbaar en dus niet te wijzigen. Reden hiervoor is dat er maar één applicatie (bijvoorbeeld CRM) nodig is waar alle relatiegegevens centraal worden bijgehouden door bijvoorbeeld de sales afdeling. Hiervoor zijn er dus maar enkele CRM licenties nodig, maar de gegevens zijn voor de gehele organisatie zichtbaar.

De CRM Connector is een BDC-koppeling tussen CRM en SharePoint. Deze techniek is ook koppelbaar met andere systemen, zoals bijvoorbeeld SAP.

Snel en gemakkelijk collega's vinden.

Het ETTU SharePoint Facebook bestaat uit een lijst, waarbij u kunt zoeken op achternaam en/of voornaam. Echter is het mogelijk door middel van diverse filters personen te vinden als u zelfs de naam niet weet van deze persoon! Voor kleinere organisaties is het meestal voldoende om te kunnen zoeken op: voornaam / achternaam / afdeling. Maar bij grotere organisaties is het handig als er tevens gezocht kan worden op bijvoorbeeld kamernummer en telefoonnummer. Dit kan allemaal met ETTU Facebook Organization Chart. Dit is eenvoudig in te stellen door bepaalde velden aan of uit te zetten. Door een koppeling met de Active Directory staat er tevens bij in welke plaats van de organisatie de medewerker staat en is het mogelijk om de koppeling te maken met de Organization Chart. Dit laatste houdt in dat er een organigram wordt getoond, waarin in één oogopslag de hiërarchie van de organisatie zichtbaar is. De foto’s die in het Facebook worden getoond, kunnen of uit de Picture Library gehaald worden of uit de ‘My site’ van de medewerkers.

Het mooie van de ETTU Facebook Organization Chart is dat u zelf kunt aangeven op welke velden u wilt kunnen zoeken.

De solution heeft meerdere varianten waar u uit kunt kiezen:

• Facebook standard;
• Facebook Organization Chart;
• Facebook Silverlight (Silverlight is een optie die toepasbaar is op bovenstaande 2 varianten).

Waarden zoeken uit een vooraf opgegeven lijst

Duidelijk en alfabetisch overzicht van projectensites in SharePoint

Momenteel is er binnen SharePoint niet een efficiente manier om sites van klanten te vinden die u aangemaakt heeft.

De ETTU Overzicht Klanten solution is een hulpmiddel dat gebruikt kan worden om snel, eenvoudig en efficiënt uw klanten sites te vinden. Hiermee wordt er een alfabetische indexering getoond voor alle klantensites. Tevens kan deze solution gekoppeld worden met de CRM Connector solution van ETTU. Wanneer er in de CRM Connector een nieuwe klant wordt aangemaakt, wordt er met een één vinkje een geheel nieuwe klantensite gegenereerd vanuit CRM Connector in uw SharePoint omgeving. Met deze combinatie heeft u nog meer voordeel en mogelijkheden.

Helder overzicht van projecten en bijbehorende taken in SharePoint.

De standaard SharePoint Gant Viewer is vrij beperkt in mogelijkheden en werkt niet interactief.

De ETTU Gant Viewer Silverlight kan projecten zowel in het verleden, heden en de toekomst weergeven en de gekoppelde taken/acties. Op deze manier ziet u in één oogopslag een helder overzicht van de projecten en taken. Daarnaast is de Gant Viewer zelfs interactief. De project-acties zijn namelijk gemakkelijk in te stellen via de Gant Viewer Silverlight in plaats van de actielijst in SharePoint. De acties worden uiteraard wel getoond in uw SharePoint omgeving.

In de Gant Viewer Silverlight is het tevens mogelijk om acties in de Gant Chart zelf aan te passen, door middel van de ‘sleep-functionaliteit’. De Gant Chart past dan automatisch de datum en tijd aan en update de nieuw aangemaakte actie ook in het overzicht. Hiervoor hoeft u zelf dus niets te doen!

Voor deze oplossing moet uw organisatie wel de mogelijkheid hebben om de Silverlight control te draaien.

Efficiënt rechten beheren per site, subsite en gebruiker

Er kunnen in Sharepoint rechten gegeven worden aan een Active Directory (Netwerk) groep, maar u weet niet wie er ‘lid’ zijn van deze groep. Als beheerder van een SharePoint omgeving komt u vast en zeker in aanraking met (gebruikers-) rechten. Echter voor een beheerder is het lastig om te kijken op welke pagina’s/sites, welke rechten een gebruiker heeft.

Een ander voorbeeld: op een site gebied kan ‘erving’ (het overnemen van rechten uit een bovenliggende site) uitstaan, dus een groep kan op een bovenliggende site recht hebben, maar als deze erving uitstaat heeft de groep geen recht op de site eronder.

Met sitegroepen kan helaas niet gewerkt worden, omdat deze uitsluitend voor de gehele site werken. Dus op ieder individueel gebied, los gezien van erving, moeten er dus rechten aan gebruikers of groepen uitgedeeld worden. Wat een extra probleem oplevert is dat SharePoint de informatie niet terugschrijft naar de AD. Dus er is enkel een relatie tussen SharePoint en de AD wat betreft de gebruikersnaam en de Security ID van de gebruiker.

Naat de Security Viewer, heeft ETTU nu ook de Security Editor. De Security Editor heeft tot doel om eenvoudig de rechten op de diverse sites uit te delen. Naast de Security Viewer, waarmee op op basis van kleurcodes snel gezien kan worden wat voor rechten iemand heeft op een site, is er nu ook een mogelijkheid om rechten eenvoudig per site en user toe te voegen.
 

Rechten toekennen

Rechten toevoegen aan een site of document, werkt heel gemakkelijk. Met de “people-picker” wordt een persoon ingevoerd waarvan de rechten moeten worden toegekend of bewerkt:

Na validatie van de gebruiker wordt er op “Show User Permissions” geklikt. Vervolgens wordt er in een scherm één of meerdere sites aangevinkt met een selectiebox. Vervolgens kan er een keuze gemaakt worden uit verschillende rollen die de gebruiker krijgt (denk hierbij aan: reader, contributor, administrator rollen).

Voordelen:

Met de Security Editor kun je:

• Eenvoudig en overzichtelijk rechten per site te bekijken;
• Rechten per user te bekijken;
• Rechten per site, subsite en subsubsite te beheren (uit te delen, modificeren);
• Directe inzage in rechten, dit levert tijdwinst op en voorkomt verwarring;
• Duidelijke weergave m.b.v. kleuren legenda;

Efficiënte inzage in rechten binnen SharePoint

Er kunnen in Sharepoint rechten gegeven worden aan een Active Directory (Netwerk) groep, maar u weet niet wie er ‘lid’ zijn van deze groep. Als beheerder van een SharePoint omgeving komt u vast en zeker in aanraking met (gebruikers-) rechten. Echter voor een beheerder is het lastig om te kijken op welke pagina’s/sites, welke rechten een gebruiker heeft.

Een ander voorbeeld: op een site gebied kan ‘erving’ (het overnemen van rechten uit een bovenliggende site) uitstaan, dus een groep kan op een bovenliggende site recht hebben, maar als deze erving uitstaat heeft de groep geen recht op de site eronder.

Met sitegroepen kan helaas niet gewerkt worden, omdat deze uitsluitend voor de gehele site werken. Dus op ieder individueel gebied, los gezien van erving, moeten er dus rechten aan gebruikers of groepen uitgedeeld worden. Wat een extra probleem oplevert is dat SharePoint de informatie niet terugschrijft naar de AD. Dus er is enkel een relatie tussen SharePoint en de AD wat betreft de gebruikersnaam en de Security ID van de gebruiker.

De situatie - als beheerder

U heeft inmiddels meerdere sites in uw organisatie. Het gaat zoals u zich dat heeft voorgesteld: de gebruikers nemen het initiatief. Het aantal sites groeit en groeit, en de gebruikers klagen over het ontbreken van rechten. Na verloop van tijd heeft iedereen overal rechten op, de situatie is niet meer beheersbaar. De sites bevatten inmiddels documenten met betrekking tot project- en/of financiële kwesties. Kortom, het soort informatie waar niet iedereen zomaar toegang tot mag hebben.

De situatie - als gebruiker

Als gebruiker wilt u weten welke sites er aanwezig zijn. Maar hoe is dat mogelijk als u geen rechten hebt? U kunt dan ook niet van het bestaan weten van sites waarop u geen rechten hebt. Een onhandige situatie omdat er sites worden aangemaakt die hetzelfde doel gaan dienen.

De ETTU Security Viewer is een handig hulpmiddel welke gebruikt kan worden door beheerders en gebruikers om te controleren welke rechten gebruikers hebben op een SharePoint omgeving.
De rechten informatie wordt duidelijk weergegeven met verschillende kleuren. Door middel van een ‘boomstructuur ’ is in één oogopslag te zien wie, welke rechten heeft en welke sites er bestaan.

In plaats van elk gebied of site te openen om te zien waar een gebruiker rechten heeft, kan er in SecurityViewer ook, een gebruiker geselecteerd worden. De gehele Portal wordt doorzocht en aan de hand van kleuren wordt meteen getoond welke rechten de gebruiker op de verschillende gebieden heeft. Naast de mogelijkheid om per gebruiker te kijken welke rechten diegene heeft, is het ook mogelijk op siteniveau alle gebruikers en gebruikersgroepen met hun rechten op te vragen.

2 varianten

Er zijn 2 varianten van de securityviewer die beiden een aanvulling zijn op uw organisatie:

• ETTU Security Viewer standard (rechten zien tot site level);
• ETTU Security Viewer met Bibliotheek Viewer (rechten zien tot object level).

Voordelen

• Directe inzage in rechten, dit levert tijdwinst op en voorkomt verwarring;
• Duidelijke weergave m.b.v. kleuren legenda;
• Rechten zijn per gebruiker en per site te bekijken.

Het jaargesprek tussen leidinggevende en medewerker is een regelmatig terugkerend gesprek met een vast patroon en vaste volgorde. Voor personeelszaken is het zeer belangrijk om het overzicht te bewaren over de vele jaargesprekken binnen de organisatie. In veel gevallen worden jaargesprekformulieren nog handmatig ingevuld, waardoor er een slecht overzicht is van de status en voortgang van deze gesprekken. De archivering en follow-up van de gesprekken neemt dan ook erg veel tijd in beslag.

ETTU heeft een gebruiksvriendelijke oplossing ontwikkeld om jaargesprekken perfect te digitaliseren. Hiermee worden alle jaargesprekken digitaal opgeslagen en kunnen de gesprekken op één centraal portaal gevolgd worden. De oplossing ‘HRM-jaargesprekken’ geeft u antwoord op vragen zoals:

• Heeft elke manager op tijd de jaargesprekken met zijn medewerkers ingepland?
• Wordt de deadline gehaald voor het inleveren van de formulieren?
• Wat is de status van de jaargesprekken?

Vanuit een gebruiksvriendelijke webinterface kan ieder persoon in het proces de actuele status, actie en informatie raadplegen.

Download de factsheet van onze HRM-oplossing 'Jaargesprekken'

 

Een personeelsdossier is een verzameling van verschillende documenten en informatie van uw medewerker, bijvoorbeeld contracten, verslagen, brieven en NAW-gegevens. Wanneer een medewerker in dienst treedt, bent u als werkgever verplicht om al deze gegevens vast te leggen. Vaak gebeurt dit in omvangrijke papieren dossiers die fysiek worden opgeslagen. Niet alleen wordt er steeds meer informatie opgeslagen in het personeelsdossier, ook het terugvinden of toevoegen van nieuwe informatie neemt erg veel tijd in beslag.

ETTU heeft daarom een gebruiksvriendelijke HRM-oplossing ontwikkeld om personeelsdossiers perfect digitaal beschikbaar te stellen. Met deze SharePoint-oplossing kunnen geautoriseerde gebruikers snel informatie uit het personeelsdossier raadplegen en is het papieren dossier verleden tijd.

Vanuit een gebruiksvriendelijke webinterface kunnen geautoriseerde gebruikers de personeelsdossiers inzien en nieuwe informatie toevoegen. Daarnaast kan de oplossing eenvoudig gekoppeld worden met diverse HR-systemen.

Download de factsheet van onze HRM-oplossing 'Personeelsdossiers'

 

Maatwerk SharePoint Trainingen

Naast de standaard SharePoint trainingen, zijn trainingen op maat uiteraard ook mogelijk. Denk hierbij aan een training waarin uw portaal centraal staat. Naast de SharePoint functies staan in deze training specifieke functies op het programma. Uw key-users leren in de training de functies kennen die voor uw portaal zijn ontwikkeld. Deze training vindt plaats bij u op kantoor en de docent kent uw portaal goed.

SharePoint Trainingen

ETTU heeft een aantal standaard SharePoint trainingen die gegeven kunnen worden. De meest voorkomende is de "Super User" Training.

Tijdens deze training krijgen de key-users (functioneel beheerders ed) in uw organisatie een Super User training over SharePoint. 

Deze training neemt de key-user diep mee in de wereld van SharePoint 2007. In deze training komen zaken naar voren zoals het werken met teamsites, werken met documentbibliotheken en werken met lijsten. Na de training is de cursist in staat het maximale uit SharePoint te halen en wijzigingen door te voeren in de SharePoint omgeving. Tevens doet de cursist voldoende kennis op om de (eerste) gebruikersvragen vanuit de organisatie op te vangen en te beantwoorden.

Testbegeleiding

ETTU helpt bij het testen van SharePoint Het testen zal vanuit ETTU begeleidt worden door een implementatie consultant. Er wordt gestart met een presentatie en een demo over de functie's van het portaal. Hierna wordt er samen met de implementatie consultant en een groep van testers van de klant het portaal functioneel getest. Tijdens dit dagdeel worden het werkproces en de functionaliteiten van het portaal helder gemaakt, zodat er goed en efficiënt getest kan worden.

Handvatten

ETTU geeft hierbij ook handvatten hoe de klant het beste stap voor stap kan gaan testen. Na de presentatie wordt er samen met ETTU en een groep van testers functioneel getest. Zo kunnen gelijk de eerste vragen opgevangen worden en de testers kunnen op deze manier op weg geholpen worden. Alleen als het werkproces helder is voor de testers, is het beoordelen van de opgeleverde portaal goed te doen en kunnen mensen zinvolle issues opstellen.

Uw opleidingen systematisch in beeld

De juiste training voor de verschillende doelgroepen, want mensen doen uiteenlopende taken op het portaal. Diepe kennis voor de beheerders en gebruikerskennis voor de eindgebruikers. Het opleidingsplan is de basis waarin helder en overzichtelijk de opleidingsdoelen en beginsituaties staan.

Docenten doseren

Effectief opleiden start met een goed overzicht van wie moet wat wanneer weten. Het opleidingsresultaat is dat iedereen de juiste kennis heeft: niet te weinig, maar ook niet teveel kennis.

Processen simuleren binnen uw organisatie

Aan de hand van het proces doorlopen we de stappen die in de portal uitgevoerd worden. Dan wordt heel duidelijk welke rol de portal speelt bij het uitvoeren van uw proces en vooral: welke rol spelen de verschillende collega's daarin. Voor iedereen is opeens inzichtelijk dat zij een radar in het geheel zij, en waar anderen afhankelijk zijn van informatie. De portal speelt daarin een centrale rol.... maar zonder de mensen gebeurt er natuurlijk niets!

Functionele Workshops

Een workshop is een snelle manier om te leren. In een korte tijd krijgt u de informatie die u wilt hebben. ETTU verzorgt SharePoint demonstraties. Functioneel ziet u uiteenlopende toepassingen van SharePoint, handig als u nog niet precies weet hoe u SharePoint gaat inzetten. Een voorbeeld is makkelijk, u geeft uw case, wij geven de toelichting. Het doel is dat u een helder beeld hebt van de mogelijkheden van SharePoint.

Flash filmpjes als handleiding voor eindgebruikers

Een handig hulpmiddel om de gebruiker op weg te helpen met het gebruik van het portaal, is een demo filmpje. Dit is een flashy film waar de eindgebruiker door het gehele proces of een aantal functionaliteiten (meestal ‘quick wins’) begeleidt wordt en waarin alle functionaliteiten getoond worden.

De filmpjes worden voorzien van toelichtingen. Per handeling/stap wordt er uitgelegd wat er gedaan wordt en waarom. Een extra mogelijkheid is om de filmpjes te laten inspreken (voice-over).

Gemakkelijk Elektronische nieuwsbrieven versturen

Via het portaal is het mogelijk om nieuwsbrieven te maken. Deze nieuwsbrieven kunnen heel gemakkelijk per e-mail worden verzonden.
Er kan een standaard nieuwsbrief-template worden aangemaakt. Deze nieuwsbrief-template kan worden gewijzigd naar wens. Denk hierbij aan headers, huijsstijl, afbeeldingen, e.d.

Approval Workflow

Tevens kan er een ‘approval workflow’ aan de nieuwsbrief gekoppeld worden. Is de nieuwsbrief gemaakt, dan wordt de workflow gestart en gaat deze langs de approver (persoon die een goedkeuring moet geven op de nieuwsbrief). Indien deze akkoord is, wordt de nieuwsbrief gepubliceerd op de website en/of intranet site.Nadat nieuwsbrief op de website/intranet staat, kan de nieuwsbrief ook verzonden worden naar iedereen die zich erop ingeschreven heeft. (hier kan tevens nog een apart bericht bijgevoegd worden).

De nieuwsbrief wordt verzonden per email in HTML, binnen het emailbericht. Dit houdt in dat de nieuwsbrief gelijk getoond wordt in het e-mail bericht.

Aan- en afmelden

Een contactpersoon kan zich gemakkelijk aan- en afmelden, via een knop (aan- of afmelden) op de nieuwsbrief en volstaat aan alle nieuwe Telecomwet eisen van oktober 2009.

Communicatiematrix is de rode draad in een project

Als de stakeholders bekend zijn, bepalen we op welke wijze we ze erbij betrekken. Vooraf brengen wij in kaart hoe we met deze doelgroepen communiceren in een communicatiematrix. Hierin staat welke boodschap, in welke vorm op welk moment naar een bepaalde doelgroep gaat. Dat is effectief communiceren! Men hoort of leest alleen wat belangrijk is.

Hierin wordt bijvoorbeeld opgenomen dat uw contentbeheerders een training krijgen, de lezers krijgen alleen een bericht van een nieuwe item op het portaal.  De communicatiematrix is dus de basis van al deze acties en wordt gebruikt als ‘rode draad’ in een project.

Visueel en handig instructiemiddel

Geen lange handleidingen maar duidelijke instructiekaarten per doelgroep. Quick Reference Cards (QRC’s) zijn een handig hulpmiddel om uw gebruikers effectief te leren werken met uw portaal.

Grafische instructies dienen als gids voor het gebruik van het portaal. men ziet welke stappen gevolgd moeten worden. De kern van de verandering en het proces is gevat in korte teksten en een grafische weergave van het proces.

De QRC’s kunnen in meerdere lay-outs gemaakt worden, net wat past bij uw organisatie.